Assurances et mutuellesComment gérer le tiers payant sans secrétaire médicale ?

Comment gérer le tiers payant sans secrétaire médicale ?

La gestion du tiers payant est souvent externalisée afin que les professionnels de santé se concentrent sur leur cœur de métier. Cette délégation de tâches présente notamment plusieurs avantages au niveau de l’organisation, sur le plan financier… Toutefois, des conséquences néfastes peuvent survenir si cette gestion n’est pas effectuée dans les règles de l’art. L’absence de remboursement constitue l’un des soucis administratifs les plus fréquents qui affectent le chiffre d’affaires des professionnels de santé. Poursuivez votre lecture si vous voulez connaître les avantages de l’externalisation de la gestion du tiers payant et les recours en cas de non-remboursement.

Pourquoi ne pas externaliser la gestion de votre tiers payant ?

Que vous soyez médecin, infirmier libéral, chirurgien-dentiste ou autre type de professionnel de santé, la manipulation du tiers payant fait partie intégrante de votre activité. Rappelons le principe du tiers payant. Voyons ensuite en quoi son externalisation est avantageuse et quelles sont les tâches pouvant être déléguées.

Tiers payant : qu’est-ce que c’est ?

Le tiers payant est un dispositif permettant aux patients de ne pas avancer la totalité de leurs frais de santé. En principe, lorsque ceux-ci consultent, ils règlent d’abord les frais correspondants et l’Assurance maladie rembourse une première partie. La complémentaire santé complète ensuite la prise en charge des frais avancés à hauteur de ce qui est prévu dans le contrat. En recourant à un tiers payant, les patients ne règlent pas la part de la Sécurité sociale. En tant que professionnel de santé, vous serez directement remboursé auprès de cette dernière et de la mutuelle. C’est possible, uniquement si les patients vous présentent une carte Vitale.

tiers-payant professionnel de santé

En quoi l’externalisation de la gestion du tiers payant permet-elle de se consacrer aux patients ?

Dans ce contexte, l’externalisation de la gestion du tiers payant s’avère une solution judicieuse pour optimiser vos chances d’être payé et d’assurer la pérennité de votre activité. Bien que le tiers payant ne s’applique pas à tous les soins, sa mauvaise gestion risque effectivement d’avoir de lourdes conséquences sur votre trésorerie. En cas de facture impayée ou rejetée, vous perdrez du temps en plus pour traiter la situation (identification du motif, recouvrement…). Votre chiffre d’affaires peut surtout diminuer si les factures restent impayées.

Cette externalisation a aussi pour but de simplifier votre comptabilité, car vos factures seront réunies dans un seul envoi. De plus, vos déclarations seront automatisées à partir de votre compte bancaire. Ainsi, la lisibilité de vos livres de comptes est optimale et le risque d’erreur est faible.

Par ailleurs, confier la gestion de votre tiers payant à un professionnel vous permet de vous concentrer ainsi sur votre cœur de métier. En effet, en lui déléguant diverses tâches chronophages, vous aurez plus de temps à consacrer à vos patients, à développer une nouvelle activité, etc. Vous réaliserez également des économies importantes, car vous ne serez pas obligé de mobiliser une personne à plein temps (une secrétaire médicale par exemple). Vous payerez un prestataire pour réaliser plusieurs tâches prédéfinies suite à un audit de votre situation.

Quelles tâches confier à un prestataire externe ?

À part le traitement des impayés, confier la gestion de votre tiers payant à un professionnel vous libère de diverses autres tâches chronophages. On peut citer le recyclage des dossiers rejetés, la télétransmission des FSE (feuilles de soins électroniques) et la réception des ARL (accusés de réception logique). Vous pouvez aussi déléguer la facturation manuelle aux mutuelles, la gestion des envois postaux ainsi que le rapprochement bancaire.

Peut-on avoir des contacts réguliers avec le prestataire externe ?

Si vous confiez l’externalisation de la gestion de votre tiers payant à une société spécialisée, vous contrôlerez votre activité comptable au quotidien. Vous pourrez effectivement suivre en temps réel les divers indicateurs relatifs aux facturations et au recouvrement via une application mobile ou un logiciel sur ordinateur.

Pour vous satisfaire davantage, les entreprises spécialisées mettent à votre disposition un expert. Cet interlocuteur dédié est tenu de vous assister tout au long de la journée dans vos tâches. Il reste à votre écoute et vous aide aussi à résoudre des problèmes sur un dossier ou un patient quelconque. Par ailleurs, il vous donne aussi des réponses et des solutions plus rapidement, ce qui vous permet de gagner en efficacité et en productivité. En principe, cet interlocuteur dédié intervient sur site, mais il peut également travailler à distance et est joignable à tout moment par téléphone, par mail…

Que faire si un patient a un souci avec son remboursement ?

Pour obtenir le remboursement de vos frais de santé, vous devez envoyer la FSE à l’organisme d’Assurance maladie dont dépend votre patient. Une fois ce document envoyé, vous avez la garantie d’être payé sur la base des informations inscrites dans la carte Vitale de ce dernier. C’est valable, que cette carte soit à jour ou non. Ensuite, l’Assurance maladie vous octroie le retour NOÉMIE (norme ouverte d’échange entre la maladie et les intervenants extérieurs). Ce document contient les mêmes informations qu’un relevé de prestations papier. Il vous donne les renseignements de paiement ou de rejet de vos factures en seulement 48 h.

L’absence de recouvrement fait partie des aléas administratifs et financiers auxquels font face les professionnels de santé. Vous pouvez ainsi laisser le prestataire régler la situation si vous avez choisi d’externaliser la gestion de votre tiers payant. La réalisation des démarches relatives au recouvrement des factures à votre place figure d’ailleurs sur la liste des tâches basiques d’un prestataire en externalisation. Il lui appartient concrètement d’identifier les motifs du rejet (prescripteur inconnu au référentiel, opposition au chèque bancaire…). Il sera donc amené à contacter le débiteur concerné, notamment la Sécurité sociale, la complémentaire santé ou le patient.

Cependant, nous vous conseillons vivement de prendre vos précautions afin d’éviter tout rejet de tiers payant ou un quelconque refus de remboursement. Dès la première consultation, recueillez les bons renseignements et les documents essentiels, notamment :

  • l’empreinte de la carte Vitale à jour du patient ou une attestation de droits récente,
  • sa carte mutuelle en cours de validité,
  • ses coordonnées à jour (adresse, numéro de téléphone…).

Ces informations administratives permettent au prestataire de constituer un fond solide lors du traitement des factures impayées ou rejetées.

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